O que é uma associação?
Não é difícil criar uma associação. Mas, a partir do seu desenvolvimento, qual é a melhor forma de garantir a retenção de associados? Como fazer com que as pessoas queiram continuar na luta por um objetivo?
Uma união de pessoas com interesses em comum e em busca da defesa dos seus interesses. Esse é o básico para compreender o que é uma associação. Em geral, a gestão de associações é feita sem fins lucrativos, porém a obtenção de lucros não é um motivo para penalidade.
Porém, é necessário que os lucros das associações sejam revertidos em melhorias para a mesma. Portanto, não é permitido que elas gerem receitas para os seus participantes. Por exemplo, a Associação de médicos deve ter todo o lucro revertido em melhorias para a própria instituição..
A contratação de funcionários é permitida, mas o enriquecimento da diretoria, não.
Como criar uma associação?
A primeira coisa a ser dita é que uma associação precisa ter, no mínimo, dez pessoas. Além disso, é importante que todos estejam de acordo com todos os detalhes – inclusive jurídicos – a respeito dessa empreitada.
Depois disso, é interessante decidir quais membros farão parte da diretoria e qual cargo será ocupado por cada uma dessas pessoas. Com tudo isso definido já é o momento de escolher o nome e o local sede da associação.
O próximo passo é o registro da associação em cartório e o CNPJ – feito na Receita Federal. Para esse passo são necessários os seguintes documentos:
- Ata da Fundação;
- Duas Vias do Estatuto;
- A relação dos Associados Fundadores e dos Membros da Diretoria;
- Ofício Encaminhado ao Cartório.
Além disso, é necessário abrir uma conta no banco, conseguir alvará de funcionamento e outras questões burocráticas.
Retenção de Associados: como fazer?
Toda associação – assim como toda empresa – precisa de um planejamento para começar. Porém, colocar em prática tudo aquilo que foi pensado, nunca é fácil.
Por mais que nossas ideias sejam muito boas, quando elas vão sair do papel, nós podemos ter problemas. Por isso, ao pensar nas estratégias, você precisa analisar as necessidades de todas as pessoas envolvidas.
Lembre-se que em primeiro lugar é importante pensar na retenção de associados. Somente depois você deve começar a se preocupar em aumentar o tamanho da sua associação.
Portanto, vamos dar algumas dicas de como manter uma boa retenção de associados.
Planejando para todos
Por mais que exista uma diretoria, é importante envolver outros membros nas discussões estratégicas. Afinal de contas, é ideal que elas sejam a respeito de um problema real e não algo genérico.
Portanto, para definir as estratégias de diversas equipes, é importante que membros de cada um desses times participem da discussão.
Porém, eu pulei uma etapa da nossa conversa. Ao estabelecer os problemas e as metas da sua associação, não pense no time como todo. Pois cada equipe do time possui realidades diferentes, com dificuldades que também são diversas.
Além de manter todo o time alinhado, isso permite que todos percebam as tentativas de progresso, sabendo que suas vozes são igualmente importantes.
Dessa forma é mais fácil que as pessoas queiram ficar na associação.
Use a tecnologia a favor da associação
Ninguém gosta de fazer trabalhos manuais repetitivos. Especialmente quando existem mais coisas a serem feitas. Por isso, se você puder automatizar alguns processos da associação, não deixe de fazê-lo.
Por exemplo, o cadastro de novos membros, emissão de boletos ou relatórios de inadimplentes podem ser feitos de forma automatizada. Ou seja, você eliminaria dois problemas, pois além de não precisar designar alguém para esse trabalho, ainda garante um controle mais eficaz.
O uso de um software de gestão para associações só pode ajudar. Além de mostrar para toda a equipe que o tempo de cada um é valorizado.
Além disso, as tecnologias podem melhorar a experiência dos usuários. E, hoje em dia, tudo é a respeito da forma como as pessoas são tratadas e do quão bem isso faz para a sua rotina.
Ninguém ficará em uma associação que faça com que as pessoas se sintam mal.
Não deixe uma única pessoa responsável
Responsabilidades precisam ser divididas. Uma única pessoa responsável por um projeto – ou equipe – pode ficar sobrecarregada. Além disso, se essa pessoa sair da associação, você pode ter um grande problema para colocar tudo no eixo.
Nesse tempo de adaptação, além de perder associados, você deixará de ganhá-los.
E não é só isso. O que fazer caso a pessoa fique doente?
O ideal é que mais de uma pessoa esteja envolvida na operação. E quando nós estivermos falando de sistemas, quanto mais pessoas souberem, melhor.
Só faça reuniões necessárias
Reunião é um recurso que não pode ser utilizado à toa. As pessoas cansam muito de encontros que não geram nada. Portanto, tenha foco ao reunir os associados.
Se problemas precisam ser resolvidos ou estratégias precisam ser traçadas, por exemplo, faça reuniões. Quantas forem necessárias para definir os próximos passos da associação.
Entretanto, se a sua ideia é só informar os associados das novidades, faça uso de outras ferramentas. Uma newsletter é um ótimo exemplo.