Planejar eventos virtuais é uma necessidade atual. Existem muitas decisões que precisam ser tomadas e uma das mais importantes é o mediador do evento virtual. Quem é essa pessoa? Como ela deve ser selecionada?
Leia Mais: Como precificar eventos virtuais da associação?
É preciso ter cuidado na hora do evento online. Afinal, um pequeno atraso na internet de um dos participantes já pode fazer com que duas – ou mais – pessoas falem ao mesmo tempo. Por isso, é bem recomendada a seleção de alguém para ser mediador do evento virtual.
Essa pessoa vai ter várias funções e todas elas são muito importantes para o sucesso deste evento que está sendo organizado pela sua associação. Portanto, é preciso ter muito cuidado na hora de selecionar este colaborador.
Mas quais as funções dessa pessoa e o que ela precisa ter para realizar um trabalho de qualidade?
As funções do mediador
Em um primeiro momento você pode pensar que a função do mediador é “apenas” organizar o evento. Garantir que todo mundo fale no momento exato, sem os atropelamentos que a rede pode causar.
Portanto, o mediador não seria importante no caso de uma palestra, por exemplo. Mas não é bem assim que as coisas funcionam. A pessoa que vai ser mediador do seu evento virtual também precisa trabalhar para conectar os pontos e garantir que os participantes terão a melhor experiência de aprendizado possível.
Ou seja, essa pessoa está lá para garantir que o palestrante ou painelista não deixe nenhum ponto pela metade e, além disso, faça perguntas que garantam que todas as respostas serão dadas.
Além disso, como se trata de um evento virtual pode ser interessante que as perguntas sejam feitas no chat. Assim, uma equipe seleciona as perguntas mais relevantes – e não repetidas – avisa para o mediador quem as fez e o mediador libera o microfone desses participantes para que eles façam esses questionamentos.
Também é importante que o mediador não deixe de citar os patrocinadores no momento ideal, garantindo que eles terão tanta exposição quanto foi previamente combinado.
Leia também: Patrocinadores de eventos virtuais: 7 formas de agregar valor a esses parceiros
Portanto, para reforçar as ideias apresentadas é preciso dizer que o mediador do evento virtual pode:
- Ajudar a organizar todo o evento: isso inclui sorteios, falas sobre os patrocinadores, horários das palestras e painéis, por exemplo
- Garantir o bom funcionamento do evento: essa pessoa pode ajudar com as perguntas, evitando assim que os participantes ocupem muito tempo para resumir suas ideias ou causar discussões. Além disso, o mediador do evento virtual é responsável por ajudar que nenhuma palestra ou painel gaste muito mais tempo do que o previsto;
- Manter os conteúdos coerentes – o mediador pode evitar que as pessoas saiam dos assuntos ou se percam acerca dos temas que estão sendo tratados;
- Ajudar a divulgar outras ações e eventos da associação – quem melhor do que o mediador para falar sobre outras ações durante os intervalos?
O que o mediador do evento virtual deve ter?
Para começar a pessoa escolhida deve saber utilizar a plataforma de evento virtual com maestria. O mediador não pode se perder e, além disso, deve conseguir auxiliar outras pessoas mesmo estando à distância.
Leia Mais: Conferência online – Conheça um novo caminho
Além disso, o mediador precisa ser uma pessoa com uma ótima capacidade de oratória, pesquisa e organização.
A oratória é claro pelo fato de que é uma pessoa que vai falar em público e para uma grande quantidade de pessoas. Você não quer que seus associados percam conteúdo por não conseguir compreender o que está sendo dito, certo?
Organização é fundamental para que a pessoa consiga lidar com todas as atribuições do trabalho e, além disso, dê conta de auxiliar no bom desenvolvimento do evento.
Já a capacidade de pesquisa é para garantir que o mediador do evento online conheça ao máximo o trabalho dos palestrantes e participantes do painel. Afinal essa é a melhor forma de fazer perguntas relevantes.
Além disso, sejamos justos, ninguém sabe tudo. Mas uma pessoa que saiba estudar e pesquisar é capaz de se informar a respeito dos assuntos o suficiente para compreender o que está sendo dito e ajudar a manter todos os assuntos bem explanados e a conversa fluida.
Não se esqueça também de buscar alguém animado e que saiba como entreter os participantes, ainda que virtualmente.