A pandemia ainda não acabou, mas cada vez mais atividades estão liberadas. Por isso, muitas associações podem optar por eventos presenciais. Entretanto, deve demorar um tempo até que seja possível lotar um espaço. Portanto, é momento de estudar o evento híbrido.
Mas o que é um evento híbrido? A palavra híbrido é utilizada originalmente na genética e indica:
“diz-se de ou organismo formado pelo cruzamento de dois progenitores de raças, linhagens, variedades, espécies ou gêneros diferentes”.
Ou seja, é mistura de dois elementos distintos. Esse termo também começou a ser utilizado no marketing e, portanto, também foi apropriado para eventos. Sendo assim, um evento híbrido reúne dois elementos distintos dos eventos: a presença física e online.
Isso permite que as associações comecem a receber os associados em eventos presenciais. Mas também garante que mais pessoas possam participar desses eventos.
Além disso, o evento híbrido é uma forma de mostrar que a associação não quer obrigar ninguém a sair de casa, especialmente pessoas que sejam do grupo de risco. Esse tipo de ação é muito bem vista por consumidores e associados, pois mostra uma sensibilidade pela dor do outro em um momento de pandemia.
É importante não pensar na possibilidade do evento híbrido apenas para 2020. Afinal, nós não sabemos quando a vacina estará disponível para toda a população. Além disso, é preciso ver o evento híbrido como uma nova possibilidade para associações.
É uma chance de permitir que mais pessoas participem do evento. Inclusive aqueles associados que pensam várias vezes antes de se inscrever para qualquer coisa em seus momentos livres.
Mas o que você precisa saber para criar um evento híbrido?
Planejando um evento híbrido
Um dos pontos mais importantes é pensar como você pode fazer com que as pessoas que estão em casa tenham uma experiência tão boa quanto a das pessoas que farão parte das atividades de forma presencial.
Por isso, é necessário se perguntar: qual o melhor conteúdo e a melhor programação para o seu evento?
É importante que os seus apresentadores de painel e palestrantes – bem como o mediador – estejam preparados para responder as perguntas feitas presencialmente e online. Inclusive, o ideal é que sejam respondidas a mesma quantidade de perguntas online e presenciais.
Além disso, é preciso pensar nas atividades que serão feitas durante o evento. Se nós estivermos falando sobre atividades que contem com a participação de todos os que estão acompanhando a palestra ou painel, é importante que seja possível fazê-la a distância.
Você também pode optar pela criação de conteúdos exclusivos para quem está presente de forma física. Mas também é interessante que sejam criados conteúdos exclusivos para os participantes online.
Pense no local do evento presencial e no online
Você precisa ter cuidado com o local onde você realizará o seu evento. Isso vale tanto para o presencial quanto para o online. Por isso, tenha certeza de que o local tem uma boa internet ou que, no mínimo, é possível a associação garantir essa boa internet pelo período do evento híbrido.
Além disso, você precisa se certificar de que o software escolhido para hospedar a versão virtual do evento é bom o suficiente para os associados não terem problemas com a conexão ou com invasões.
Patrocinadores de evento híbrido
Os patrocinadores precisam estar cientes que se trata de um evento híbrido. Isso não significa que eles devam participar com recursos para as duas formas, mas eles podem. Os responsáveis por conseguir patrocínios para a associação precisam estar preparados para explicar o que acontecerá em cada evento e explicar a importância – bem com as vantagens – de participar como patrocinador das duas formas.
Por exemplo, se o patrocinador terá um stand para divulgação da marca no evento presencial, o mesmo pode acontecer no evento online. Dessa forma, a empresa patrocinadora conseguirá atingir um número muito maior de pessoas, consequentemente gerando mais leads.
Isso também é uma boa justificativa para o evento híbrido. Afinal, não será possível atingir tantas pessoas em um evento presencial – especialmente durante a pandemia.
Portanto, o evento híbrido é mais rentável para o patrocinador e para a associação. Sendo assim, também é mais fácil, pelo menos neste momento, conseguir patrocínio para eventos híbridos.
A sua associação já fez um evento dessa forma? Conte para a gente a sua experiência