Reuniões online são uma parte essencial da pandemia. Mas também acabam se tornando um momento de reencontro entre colegas de trabalho. Mas será que isso é bom?
O número de reuniões online aumentou muito agora que as empresas colocaram seus colaboradores em home office. Isso é muito bom para o funcionamento da empresa, mas as reuniões precisam ser eficazes.
Além disso, está se mostrando importante também pensar no bem estar mental dos funcionários. Isso pelo fato de que o cérebro das pessoas está mais fadigado por causa do excesso de reuniões virtuais.
Uma das coisas que precisam ser eliminadas são as pressões causadas pela presença de crianças. Nesse momento, todos os membros devem entender que as crianças farão barulho e possivelmente irão aparecer na transmissão.
É importante que os pais e mães saibam que está tudo bem e que isso não é um problema.
Aliás, é fundamental saber que nenhum barulho é problema. Pois não são só os pequenos que fazem os barulho. Há também animais domésticos, vizinhos e outras interferências externas.
Fadiga virtual
Estudos recentes apontam que muitas pessoas estão sentindo uma fadiga virtual causada pelo excesso de tempo em reuniões.
As múltiplas reuniões online diárias fazem com que os colaboradores terminem o dia com a sensação de ter passado por uma reunião interminavelmente longa.
Todos nós passamos por dias de encontros como esse. Entretanto, o problema é que durante a pandemia esse sentimento se tornou uma realidade diária.
Mas por qual motivo a situação é pior nas reuniões virtuais?
Por causa dos nossos comportamentos e da forma como o nosso cérebro entende os estímulos externos.
Em entrevista para a revista Veja, o psicólogo do Instituto de Psicologia da UERJ, Alberto Filgueiras, disse:
“Como somos animais sociais, perceber essas pistas no contato direto é natural, requer pouco esforço cognitivo e pode estabelecer as bases para relações mais íntimas como a amizade. Contudo, no caso de uma chamada de vídeo, essa habilidade é parcialmente prejudicada. Além disso, a imagem da galeria onde todos os participantes da reunião aparecem desafia a visão central do cérebro, forçando-o a decodificar tantos indivíduos simultaneamente que nada é absorvido de maneira significativa, o que gera tensão — e stress.”.
Por isso, é importante que as reuniões sejam bem aproveitadas para não precisarem ser feitas várias vezes ao dia. Assim, é necessário determinar quais tópicos precisam ser discutidos e eles não podem ser esquecidos.
Reuniões online otimizadas
O primeiro a ser feito para que a sua reunião seja funcional é realmente a determinação do que precisa ser discutido. E todas as pessoas que participarão da discussão precisam saber quais serão os temas.
Além disso, é importante respeitar os turnos de fala. Porém, por causa dos possíveis atrasos da internet é bem provável que, em alguns momentos, as pessoas falem ao mesmo tempo.
Portanto, é preciso que alguém esteja organizando o bate papo, para evitar que os assuntos sejam trocados antes que todos os interessados tenham a oportunidade de falar.
Uma boa opção é fazer com que os participantes levantem as mãos quando quiserem falar. Afinal, como a reunião é à distância isso pode ser um grande facilitador.
Escolha bem o software que será utilizado para as reuniões online
A escolha do software para reuniões online é fundamental para que elas possam funcionar bem. Por exemplo, no Hangouts é dado destaque para quem está falando. Por isso, é muito difícil ver os outros participantes, tornando mais complicado o trabalho de observação de todos.
No software da RPTEC essa é uma das facilidades, já que as pessoas estão perante a visão de todos.
Além de tudo, é fundamental que as associações façam uso de um software que seja fácil de usar. Especialmente se há participantes que não estão acostumados com o uso desse tipo de tecnologia.
Também devemos lembrar da necessidade de proteção da sala utilizada para a vídeo conferência. Evitar invasões externas é necessário para garantir o bom funcionamento das reuniões.
Além disso, você pode – se julgar necessário – pré determinar tempo para a discussão de cada tema. Mas, nesse caso, é importante também comunicar isso aos outros participantes. Afinal, eles não podem pensar que tem todo o tempo do mundo.
Nesses tempos, pode até parecer que é melhor fazer reuniões mais curtas, mas o ideal é fazer reuniões online mais eficazes e, portanto, em menor quantidade.