Gestão, contabilidade e fraude

Em primeiro lugar é necessário dizer que toda associação precisa determinar os limites entre a gestão e a contabilidade. É óbvio que o gestor precisa estar ciente de todos os aspectos da contabilidade de uma associação.

Afinal de contas, apesar de ser necessário o estabelecimento de funções, também não é interessante manter uma confiança cega e sem nenhum tipo de auditoria.

Ou seja, confie na sua equipe, mas não deixe sua contabilidade apenas nas mãos de terceiros. Por isso, também se torna função da gestão encontrar mecanismos eficientes que trabalhem como um agente de fiscalização da parte financeira da empresa, mas sem nunca demonstrar algum tipo de desconfiança com relação aos colaboradores.

E o que isso quer dizer?

Mais uma vez acredito que seja minha função bater na tecla da tecnologia. Pode parecer repetitivo, mas é realmente mais simples investir em aparatos tecnológicos que façam auditorias periódicas.

Afinal de contas, além de permitir que esse tipo de trabalho seja feito com uma frequência maior, também evita que as pessoas julguem que a atividade está sendo feita por algum tipo de desconfiança.

Todo gestor que pretende ser um líder para a sua equipe sabe o quão importante é ter a confiança do time. Da mesma forma, é preciso fazer com que a mesma saiba que é digna da sua confiança.

Portanto, faça uso de softwares que te auxiliem no desenvolvimento deste trabalho.

Um bom sistema de auditoria

Todo mundo sabe que o quão verdadeira é a afirmação ser óbvio, não é, obrigatoriamente, sinônimo de ser real. Especialmente pelo fato de que a teoria é muito diferente da prática com a qual precisamos lidar no dia a dia.

Então vamos começar pela máxima: a contabilidade precisa ser organizada. Portanto, é muito importante que os responsáveis por esse setor entendam o quão necessário isso é.

Além disso, é muito mais simples implementar um software que mantenha essa organização. Afinal de contas, se existem pontos que podem classificar uma boa contabilidade, acredito que três se destacam:

Ética;
Controle;
Transparência.

Se você possuir os três, a vida tanto da contabilidade, quanto da gestão se torna mais fácil. E é isso que você precisa deixar claro para os seus colabores. Que essas medidas têm como função apenas facilitar o trabalho e deixar as finanças mais acessíveis para qualquer pessoa que queira se informar.

Além disso, acho importante que as auditorias sejam feitas mais do que uma vez por ano. Não se esqueça que fraudes podem acontecer quando você menos esperar.

Como eu disse anteriormente, também é importante confiar nos seus colaboradores. Portanto, crie um sistema de denúncias que permita que alguém que testemunhar algum tipo de fraude entre em contato sem medo de se prejudicar.

Somente grandes associações devem se preocupar com isso?

Parece lógico pensar que quanto maior a sua associação, maior também é o risco de sofrer com fraudes. Mas a verdade é, mais uma vez, bem diferente da teoria.

A verdade funciona da seguinte forma: quanto menor a associação, menor a fiscalização e, por consequência, maior a liberdade do colaborador fraudulento.

Especialmente quando nós estamos falando de uma associação pequena o suficiente para que todo mundo se conheça. Para que todos se julguem amigos. Pois, nesse caso, a situação se torna pessoal demais.

Por isso, a dica mais bem dada é para que os sistemas anti fraude sejam implementados o mais rápido possível. Antes que se torna mais difícil desconfiar dos colaboradores e antes que isso se torne um grande mal entendido a respeito dos níveis de confiança.

Mas, se você já é responsável pela gestão de uma associação e ainda não há nenhum tipo de controle da contabilidade, não sinta que o momento passou. É sempre momento para inserir esse tipo de atitude em uma empresa.

A única questão é que você precisa planejar bem e saber responder a quatro perguntas que são fundamentais:

O que precisa ser feito?
Como isso será feito?
Quais resultados que devem ser atingidos?
Como conversar com os colaboradores a respeito das novas diretrizes?

Se o seu planejamento abarcar essas respostas, será mais fácil conversar e esclarecer as dúvidas. Afinal de contas, qualquer colaborador bem intencionado sabe que gestão, contabilidade e fraude são temas a serem levados a sério.

Fontes 1 e 2

Gestão, contabilidade e fraude – como lidar?