Pode ser que existam pessoas querendo criar uma associação, mas sem saber muito bem como isso funciona. Ou alguém que queira ser parte de uma, mas também não tenha muita noção de funcionamento. Por isso, nós resolvemos fazer esse texto.
Bom, se você não sabe o que é uma associação, vamos lembrar que nós temos um texto sobre isso. No mesmo, você poderá encontrar respostas para alguns tópicos que são fundamentais para a compreensão do texto de hoje, tais como:
- O que é uma associação?
- Como criar uma associação?
- Como reter associados?
Portanto, se você quiser saber mais sobre esses pontos, antes de mais nada, leia esse texto aqui.
Como funciona uma associação?
Uma associação é um grupo organizado com o objetivo de garantir melhorias para uma classe trabalhista. Portanto, é fácil pressupor que uma associação tem o objetivo de garantir que os seus associados cresçam profissionalmente.
Mas, como qualquer empresa, uma associação precisa ter suas tarefas bem definidas. Ou seja, é necessária uma diretoria, setor financeiro etc. Para que o trabalho seja melhor gerenciado e compartilhado, atualmente, existe uma série de softwares de gestão de associação que são fundamentais para a manutenção do trabalho.
Entretanto, isso não muda o fato de que a divisão do trabalho precisa ser feita. Por isso, vamos falar um pouco sobre essa questão.
1 – Diretoria
Como qualquer empresa, uma associação precisa de uma direção para a tomada de decisões.
O ideal é que a composição da diretoria seja feita por um número ímpares de pessoas. Dessa forma, se tornaria praticamente impossível um empate nas votações – digo praticamente pelo fato de que a associação pode permitir que os diretores se abstenham de votar em determinados assuntos.
A função da diretoria é a tomada de decisões. Ou seja, fazer o planejamento da associação, avaliando os dados disponibilizados pelo financeiro e definindo em quais áreas serão feitos investimentos.
2 – Conselho Administrativo
O conselho administrativo tem uma função de fiscalização. É preciso estar de olho nas leis e nas mudanças de estatuto para garantir que a associação se mantenha sempre de acordo com as normas.
Além disso, os membros do conselho administrativo têm mais contato com os membros e colaboradores de uma associação. Dessa forma, eles podem aconselhar a diretoria com relação às tomadas de decisão.
Muitas vezes, a convocação de assembleias para discutir temas com os associados é de responsabilidade do conselho administrativo.
3 – Financeiro
O financeiro de uma associação tem a obrigação de cuidar das finanças da organização. É de responsabilidade dessa área de atuação saber se as entradas financeiras estão compensando os gastos.
Além disso, os orçamentos das associação são de responsabilidade do financeiro. Portanto, são esses os profissionais que determinarão quais vantagens poderão ser oferecidas aos membros.
4 – Conselho Fiscal
Também é aconselhável que seja mantido um conselho fiscal. Sua função é garantir que, do ponto de vista fiscal, tudo está em ordem.
Além disso, caso seja necessária a resolução de problemas relacionados ao governo – como taxas e impostos – o conselho fiscal é o responsável por cuidar dessa situação.
Quantos colaboradores são necessários?
Por tudo o que eu escrevi anteriormente, pode parecer que são necessário muitos colaboradores para a gestão de associação. Mas isso não é verdade.
Cada um desses setores pode ter um único colaborador, por exemplo. A única exceção é a diretoria, na qual eu recomendaria um mínimo de três participantes, para evitar decisões ditatoriais.
Entretanto, também é importante observar que – caso haja disponibilidade e conhecimento – os membros podem acumular funções. Por exemplo, um membro do conselho administrativo pode ser parte da diretoria.
Além disso, a pessoa responsável pelo financeiro pode acumular também a o conselho fiscal.
Esse tipo de arranjo pode ser muito interessante, especialmente se nós estamos falando de uma associação de pequeno porte.
Softwares de gestão de associação
Anteriormente eu já citei a questão dos softwares de gestão de associação. Entretanto, acho que é importante falar sobre isso de forma mais detalhada.
Muitas associações continuam teimando com o simples uso de planilhas para a gestão. Entretanto, esse sistema não tão eficaz como o de um software – que, inclusive, pode ser bem simples.
A grande questão é que uma planilha precisa de muito controle feito por pessoas. E é, portanto, muito mais passível a erros – especialmente se nós estamos falando de uma associação na qual as pessoas acumulam funções.
Enquanto isso, um software pode possuir atualizações automáticas e cálculos muito mais precisos. Além disso, a administração se torna muito mais fácil.