Em 2020 a conferência online se tornou mais importante do que nunca. Não pense que esse recurso se tornará obsoleto com o fim da pandemia. Por isso, é importante conhecer diversas ferramentas e nós temos uma para apresentar.
Nós podemos dizer que a conferência online continuará sendo uma realidade por uma série de motivos. Mas duas razões podem ser destacadas como principais: redução de custos e comodidade para os participantes.
Afinal, quem nunca deixou de fazer um evento por falta de capital para a realização de algo de qualidade? Por outro lado, quem também nunca deixou de ir a um evento só por saber que precisará ir até o local depois do trabalho?
Para ambos os casos é necessário agir com sinceridade para identificar deficiências e mostrar o que faz a conferência online ser tão vantajosa – especialmente para pequenas associações.
O importante é saber que você precisa entregar tanto valor para o seu associado quanto em um evento presencial. Isso inclui também a possibilidade de interação e de networking. Mas como isso é possível? Escolhendo a melhor plataforma para hospedar a sua conferência online e, além disso, preparando sua equipe para que tudo saia da melhor forma possível – afinal, eventos sempre contam com uma série de imprevistos.
Não deixe de enviar e-mails ensinando os seus associados a utilizar a plataforma para que eles não percam nada no dia do evento. Pode ser um ponto negativo deixar que eles aprendam a usar a ferramenta em um momento no qual eles já deveriam estar assistindo as palestras.
Além disso, esses e-mails são uma ótima forma de lembrar aos associados que a conferência online vai acontecer e quais os dias.
Nossa plataforma
Nossa plataforma é um ótimo exemplo de boas funcionalidades para conferência online. Para que a sua associação possa fazer um evento completo, nós permitimos a criação de várias salas, garantindo assim que sejam realizadas mais palestras e círculos de conversas simultaneamente.
Dessa forma, assim como em um evento presencial, o participante tem a liberdade de escolha para definir de quais salas participará e, inclusive, sair de alguma palestra que já não esteja interessando tanto a essa pessoa.
Além disso, os associados podem participar do evento de forma ativa. Para isso, eles podem fazer comentários ao vivo, que são vistos pelos palestrantes e devem ser respondidos. Portanto, em caso de dúvidas, basta enviar uma mensagem e aguardar a interação da pessoa que está expondo a apresentação. Isso também é um ótimo termômetro para a associação que pode medir a reação dos associados aos temas apresentados.
Um ótimo exemplo é um evento que está sendo promovido na nossa plataforma, o XLIII Reunião Anual da SBNeC.
A plataforma também pode ser utilizada para cursos e aulas online.
Preparando sua equipe para uma conferência online
Por mais que os eventos digitais sejam uma realidade há um tempo, eles ainda não são tão comuns quanto os presenciais. Por isso, é importante preparo para garantir que as pessoas consigam se manter confortáveis durante a realização da conferência online.
O que fazer para que isso seja uma realidade?
Os palestrantes devem ser treinados antes do evento. Afinal, será mais fácil trabalhar se eles souberem como a ferramenta funciona e o que deve ser esperado de uma conferência online. Se a pessoa quiser usar powerpoint, por exemplo, é fundamental que seja fácil colocar o arquivo visível para todos os participantes e removê-lo, se necessário.
Além disso, é importante que eles conheçam a logística do evento. O que eles devem falar sobre a conferência e quais palestras tratarão de temas complementares?
Também é fundamental treinar a sua equipe para que eles sejam capazes de auxiliar os palestrantes em caso de dificuldades. Como todo evento pode ter problemas, toda a sua equipe deve ter acesso a plataforma para sanar as dificuldades e garantir que o seu evento ocorra da melhor forma possível.
Lembre-se que em uma conferência online os erros ficam mais visíveis, pois é quase impossível criar uma distração de última hora. Por isso, você deve trabalhar para evitar ao máximo que as falhas se tornem longas. q
Os patrocinadores
A criação de uma conferência online é um ótimo chamariz para patrocinadores. Por isso, não deixe de buscar investimentos para o seu evento.
Dependendo do tipo de patrocínio é até possível permitir que o seu patrocinador tenha uma sala para interação com os seus associados. Além de ser uma forma de gerar valor para o membro, também é um modo de conseguir que seu patrocinador fique mais feliz e – consequentemente – retome a parceria em outras oportunidades.